Dans le cadre d’un développement immobilier familial, nous allons construire un petit immeuble que nous souhaitons constituer en propriété par étages (PPE), est-il obligatoire d’établir un règlement d’administration ?
Les dispositions légales précisent que « les copropriétaires peuvent convenir d’un règlement d’utilisation et d’administration » ; il n’est par conséquent pas obligatoire mais nous vous conseillons vivement d’en adopter un qui permet de clarifier l’organisation de la PPE. Il détermine entre autres quelles sont les parties privées et communes de l’immeuble et leur utilisation, les contributions aux charges communes et leurs clés de répartition, la création d’un fonds de rénovation, les organes de la communauté avec leurs compétences, les majorités applicables aux prises de décisions, etc. Il reprend souvent aussi les différents lots constitutifs de la PPE avec leur quote-part ainsi que les éventuels usages exclusifs de parties communes bien déterminées (par exemple : jardin, place de parc).
Nous tenons à préciser que le règlement d’administration peut déroger aux dispositions légales du code civil à l’exception de quelques règles impératives. Mentionnons par exemple que le règlement ne peut supprimer le droit de chaque copropriétaire de prendre, aux frais des copropriétaires, les mesures urgentes requises pour préserver la chose d’un dommage imminent ou s’aggravant. Il en va de même pour l’interdiction de modifier sans unanimité les règles dispositives concernant les actes d’administration importants et les travaux de construction. Enfin, une assemblée des copropriétaires doit être organisée annuellement.
Au niveau de la décision d’adopter ou de modifier le règlement elle doit être prise par l’assemblée générale à la majorité dite qualifiée soit la majorité des copropriétaires présents ou représentés totalisant en outre plus de la moitié de la valeur des parts.
Pour être opposable à tout nouvel acquéreur il est recommandé que le règlement soit mentionné au registre foncier même si là aussi ce n’est pas une obligation. Il y a lieu également de le modifier au Registre foncier en cas de changement de pratique afin d’éviter le risque qu’un nouveau copropriétaire n’approuve pas les comptes qui sont présentés à l’Assemblée générale car ils dérogent aux règles déposées au Registre foncier.
Il existe en outre la possibilité de rédiger un règlement de maison qui quant à lui, peut être adopté ou modifié par la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés mais qui ne peut être mentionné au Registre foncier. Son objectif est de déterminer des règles de détail afin de maintenir l’immeuble dans un état correct et de favoriser les relations entre les copropriétaires en édictant un certain nombre de clauses comme par exemple les conditions d’utilisation de la buanderie, les horaires de fermeture des portes de l’immeuble, le nettoyage des parties communes, etc.
Cela étant, nonobstant le fait qu’il ne soit pas obligatoire, le règlement d’administration revêt une importance primordiale en tant que document de référence pour la gestion de la copropriété, fixer les règles du jeu et éviter dans de nombreux cas des conflits et une détérioration des rapports de bon voisinage. Précisons encore que les associations professionnelles ont établi des modèles qui vous faciliteront grandement la tâche mais, compte tenu de la complexité du domaine, n’hésitez pas toutefois à faire appel à des professionnels compétents et reconnus qu’ils soient administrateurs de PPE ou notaires.